Stap 1: meld de schade
Het proces begint met het melden van het ongeval door de betrokkene. De medewerker vult het ongevalsformulier in en ondertekent dit samen met de leidinggevende. Het formulier is in ieder geval te vinden op het intranet van de veiligheidsregio.
De betrokkene dient het ondertekende formulier in bij de contactpersoon van de veiligheidsregio, vaak is dat bij HR. De schadebehandelaar van de veiligheidsregio dient het vervolgens in bij het Expertisebureau.
Het is belangrijk om dit formulier zo volledig mogelijk in te vullen. Ook is het belangrijk om het zo snel mogelijk in te leveren. Dan kunnen wij aan de slag en verkorten we daarmee de doorlooptijd. Verder is het belangrijk dat je als veiligheidsregio de toedracht van het ongeval onderzoekt. Wat is er gebeurd en wat kunnen we hiervan leren? Deze informatie stuur je als veiligheidsregio vervolgens op naar het Expertisebureau. Doel is om te bepalen of het ongeval verband houdt met de dienst en daarmee vast te stellen of de schade voor vergoeding in aanmerking komt.
Stap 2: je ontvangt bevestiging
De schadebehandelaar van de veiligheidsregio ontvangt binnen drie werkdagen een bevestiging. Hierin staat wat er van jou als werkgever wordt verwacht bij de afhandeling van schade. Zo is het belangrijk dat je belt met de betrokkene om aan de medewerker te laten weten dat hij/zij zich direct onder medische behandeling stelt. Een medewerker die een ongeval heeft gehad is in principe niet inzetbaar. Het is aan de werkgever om te beoordelen of de medewerker weer aan de slag mag. Dit geldt in het bijzonder voor repressieve activiteiten.
Stap 3: je wordt gekoppeld aan een schadebehandelaar
Het ongeval wordt gekoppeld aan één van de schadebehandelaren van het Expertisebureau. Tijdens het proces krijg je als veiligheidsregio een vaste schadebehandelaar toegewezen. Bij afwezigheid kunnen de andere schadebehandelaren van het Expertisebureau meekijken in het dossier. Zo kunnen wij veiligheidsregio's altijd van dienst zijn.
Stap 4: beoordeling dienstongeval
De schadebehandelaar waar je aan bent gekoppeld adviseert de veiligheidsregio over de vraag of het ongeval kan worden aangemerkt als een dienstongeval. Dit doen wij aan de hand van de informatie van de arbo-medewerker van de veiligheidsregio. Ook winnen wij zo nodig advies in bij onze medische dienst. Is er twijfel over de toepassing van het begrip dienstongeval dan kan de veiligheidsregio advies inwinnen bij de Commissie Dienstongevallen.
Stap 5: beoordeling schade
Wij beoordelen de schade, die het gevolg is van een dienstongeval. Ook zorgen wij voor de financiering van de schade. Eerst wordt gekeken of de schade verzekerd is. Is dit niet het geval, dan wordt de schade in principe door het Waarborgfonds vergoed. De Toetsingscommissie van het Waarborgfonds beoordeelt de casus. Het Waarborgfonds kan net als de veiligheidsregio advies inwinnen bij de Commissie Dienstongevallen.
Stap 6: het besluit tot vergoeding
Het Expertisebureau geeft met een uitkeringsbesluit aan bij de veiligheidsregio welke vergoeding er plaats vindt vanuit het Waarborgfonds. Het kan zijn dat de vergoeding lager is dan wat er was ingediend. De veiligheidsregio kan er dan voor kiezen om toch het gehele ingediende bedrag uit te keren. Ook als er geen vergoeding vanuit het Waarborgfonds wordt toegekend, kan de veiligheidsregio hiervan afwijken en besluiten om wel het volledige bedrag uit te keren. Dit is dan voor rekening van de veiligheidsregio.